10. Monitoring - ellenőrzés - értékelés
A három fogalom három különálló, egymással nem helyettesíthető tevékenységet takar. A projekt életciklusán belül e három tevékenység az alábbi jellemzőkkel és célokkal bír:
Monitoring: a projekt előrehaladásának vizsgálata folyamatos adatgyűjtés alapján
Ellenőrzés: célja a szabálytalanságok kiszűrése a tevékenységek állandó felülvizsgálatán keresztül
Értékelés: célja a projekt hatásának vizsgálata a projekt egészének áttekintésén keresztül
Az egyes tevékenységek összevetését az alábbi táblázat mutatja:
A monitoring célja
A monitoring a projekt irányításának eszköze, nem pedig egy pusztán ellenőrző mechanizmus. A projekt monitoring célja a projekt előrehaladásának folyamatos mérése, hogy a lehetséges problémák még időben felismerésre kerüljenek, ami elvileg lehetővé teszi a helyreigazító intézkedések megtételét. A sikeres monitoring kulcsa a kommunikáció a projekt munkatársai és résztvevői között.
A projekt előrehaladásának mérésére használt legfőbb dokumentum a pályázat és a költségvetés, amely a támogatóval kötött szerződés részét képezi.
Gyakran előfordul hogy a monitoring céljára, egy külön dokumentumot dolgoznak, amely lehet:
- Egy teljes körű beszerzési terv, amennyiben a projektben különféle munkák, szolgáltatások, beszerzéséről kell gondoskodni.
- A projekt megvalósítási terve, amely részletesen felsorolja a tennivalókat, és megadja a legfrissebb teljesítési határidőket.
- Mutatók és mérföldkövek felsorolása.
A monitoring eszközei
A projekt irányítóinak többféle monitoring eszköz áll rendelkezésére ahhoz, hogy folyamatosan nyomon tudják követni a projekt előrehaladását:
- A projektről készült jelentések: A projektközi jelentéseknek és a zárójelentéseknek, melyeket a projektnek a támogatás kifizetésének kiváltásához el kell készíteni. A projekt irányítói készíthetnek egy rövid, összefoglaló jellegű havi jelentést is, amelyet jól lehet hasznosítani akkor, ha valamilyen célirányos, megelőző jellegű beavatkozásra van szükség.
- Helyszíni szemlék: Látogatás a projekthez tartozó tevékenységek helyszínén, a projekt teljes körű megismerése céljából.
- Monitoring adatbázis: Az adatbázisban rögzített információk alapján bármikor pontos képet kapunk arról, milyen teljesítési szinten vannak a projekt tevékenységei
